Zu aufgebläht für kleine Projekte, zu chaotisch für den Überblick: Projektmanagement ist für Freelancer ist oft eine Zerreißprobe. Die meisten Systeme, mit denen sie in Kundenprojekten arbeiten, funktionieren im Alltag einfach nicht.
In dieser Folge zeige ich dir, wie ich Projektmanagement für Freelancer in meinem persönlichen Wiki umgesetzt habe – ohne starre Pläne, ohne Silos, aber mit voller Kontrolle.
Das Problem mit klassischem Projektmanagement für Freelancer 🎯
Bei großen Kundenprojekten läuft alles rund: Gantt-Charts, Microsoft Project, feste Timelines. Als Teil eines großen Change-Projekts bei einem Konzern hast du klare Strukturen, an denen du dich orientieren kannst.
Aber bei deinen eigenen Projekten? Da wird es kompliziert.
Zu viel Plan = Planungsschleife statt Produktivität
Stell dir vor, du willst deine Website relaunchen. Würdest du dafür wirklich einen kompletten Projektplan in Microsoft Project aufsetzen?
Natürlich nicht. Das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Aber was passiert, wenn du anfängst, alles durchzuplanen?
➡️ Du sitzt einen halben Tag und planst jeden einzelnen Schritt
➡️ Du fängst an zu arbeiten und merkst: So funktioniert es nicht
➡️ Du aktualisierst den Plan wieder
➡️ Wieder arbeiten, wieder Anpassungen nötig
➡️ Der Plan wird nicht mehr aktualisiert – du fährst auf Sicht
Das Ergebnis: Du hast mehr Zeit mit Planung verbracht als mit dem Projekt selbst.
Zu wenig Plan = Chaos und verlorene Projekte
Auf Sicht fahren ist aber auch keine Lösung. Denn dann fehlen dir die Meilensteine, die Übersicht, das System.
Und plötzlich merkst du: Das Projekt liegt seit Wochen brach, weil du vergessen hast, dass es noch offen ist.
Die eigentliche Herausforderung: Mehrere Projekte gleichzeitig 💡
Als Freelancer hast du nicht nur ein Projekt. Du hast:
➡️ Website-Relaunch
➡️ Social-Media-Kampagne
➡️ Buchprojekt
➡️ Neuen Vortrag entwickeln
➡️ Kundenprojekte
➡️ Familie
Es ist nicht so, dass du zu wenig zu tun hättest. Ganz im Gegenteil.
Oft ist es zu viel. Und genau deshalb brauchst du ein System, das dir den Rücken freihält – statt dich mit Projektplanung zu beschäftigen.
Die Lösung: Projektmanagement für Freelancer ohne Silos ✨
Die goldene Regel in meinem System: Ich sortiere meine Tasks nicht mehr.
Das Problem mit Silos
Früher hatte ich in Todoist für jedes Projekt einen eigenen Container:
➡️ Projekt “Webseite” mit allen Website-To-Dos
➡️ Projekt “Buch” mit allen Buch-To-Dos
➡️ Projekt “Kundenprojekt XY” mit allen Kunden-To-Dos
Das Problem: Die Projekte sind nicht trennscharf.
💬 “Ich möchte Inhalte aus dem Kundenprojekt anonymisiert ins Buch übernehmen.”
In welchen Silo packst du dieses To-Do?
Alleine die Zeit, darüber nachzudenken, ist verschwendet. Und genau hier setzt mein System an.
Wie tag-basiertes Projektmanagement für Freelancer funktioniert 🏷️
Die zentrale Idee: Keine Silos mehr. Stattdessen arbeite ich mit Tags und einer Tagesnotiz.
Das Prinzip der Tagesnotiz
In meinem persönlichen Wiki habe ich eine Tagesnotiz, die ich jeden Tag öffne. Da passiert alles:
➡️ To-Dos werden erfasst
➡️ Ideen werden notiert
➡️ Abfragen helfen mir, den Tag zu strukturieren
Wenn mir zu einem Projekt etwas einfällt, schreibe ich es direkt in die Tagesnotiz – nicht erst im Projektsilo suchen, nicht durchwühlen, nicht nachdenken.
Praxisbeispiel: So funktionieren Tags
Angenommen, ich habe eine Idee für mein Buchprojekt:
💬 “Ich möchte die Zahlen aus dem Fallbeispiel von Kundenprojekt XY anonymisiert ins Buch aufnehmen.”
Ich schreibe dieses To-Do in meine Tagesnotiz und versehe es mit beiden Tags:
➡️ Tag #Buchprojekt
➡️ Tag #KundenprojektXY
Das Ergebnis: Egal ob ich vom Buch her suche oder vom Kundenprojekt – ich finde dieses To-Do immer. Es ist dynamisch beiden Projekten zugeordnet.
Kein Nachdenken mehr: “Wo sortiere ich das ein?” Es liegt in meiner Tagesnotiz und ist über Tags verbunden.
Flexibilität durch zeitbasierte To-Dos ⏰
Jetzt wird es noch besser: Ich kann jedem To-Do ein Fälligkeitsdatum geben.
➡️ “Nächste Woche”
➡️ “Anfang nächsten Monats”
➡️ “Erst im Januar”
Die To-Dos melden sich dann genau dann, wenn ich Zeit dafür habe.
Wie To-Dos sich von selbst melden
Ich muss nicht lange suchen. Ich schaue einfach in meine Liste und sehe: Was ist jetzt fällig?
Das hält meine To-Do-Liste kurz und übersichtlich. Ich sehe nur das, was jetzt relevant ist – nicht das, was erst in zwei Monaten dran ist.
Und das ist entscheidend: Eine lange To-Do-Liste bremst mich. Eine kurze Liste gibt mir Energie.
Routinen einbauen: Wiederkehrende Aufgaben 🔄
Was ist mit Aufgaben, die regelmäßig anfallen?
➡️ Jeden Montag: Buchhaltung checken
➡️ Jeden ersten des Monats: Rechnungen verschicken
Diese Routinen lassen sich wunderbar abbilden. Jeden Montag steht in meiner To-Do-Liste: “Hey, schau mal auf deine Buchhaltung.”
So fällt nichts hinten runter. Ich muss mir nicht merken, ob ich alles gemacht habe – das System erinnert mich.
Die rote Ampel: Wie du nichts vergisst 🚦
Das ist mein Lieblings-Feature: Eine Rot-Grün-Anzeige, die mir zeigt, ob alle laufenden Projekte noch aktiv sind.
Wie funktioniert das?
Jedes Projekt hat bei mir einen Status:
✅ Ongoing = läuft gerade
❌ Closed = abgeschlossen
Die Abfrage prüft dann:
💬 “Gibt es zu jedem Ongoing-Projekt mindestens ein offenes To-Do?”
Wenn ja: Grün ✅ – alles gut.
Wenn nein: Rot 🚨 – Projekt läuft leer!
Das gibt mir maximale Ruhe. Ich kann mit einem Blick erkennen, ob alle Projekte noch laufen oder ob ich etwas vergessen habe.
Sobald die Ampel auf Rot springt, weiß ich: Ich muss sofort ins Projekt rein und schauen, was als Nächstes zu tun ist – oder ob es vielleicht einfach abgeschlossen ist.
Dein nächster Schritt zu besserem Projektmanagement 🚀
Projektmanagement für Freelancer muss nicht kompliziert sein. Es muss dir den Rücken freihalten – nicht zusätzliche Arbeit machen.
Wenn du mehr über mein System erfahren oder dich mit mir über Projektmanagement für Freelancer austauschen möchtest, vernetze dich gerne mit mir auf LinkedIn 🤝
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Häufig gestellte Fragen zu Projektmanagement für Freelancer ❓
Warum funktioniert klassisches Projektmanagement für Freelancer nicht?
Klassisches Projektmanagement mit Tools wie Microsoft Project ist für Freelancer zu aufgebläht. Die Planung kostet mehr Zeit als die Projektumsetzung selbst. Freelancer haben meist mehrere kleine bis mittelgroße Projekte gleichzeitig, die nicht die Komplexität rechtfertigen, die solche Tools voraussetzen. Stattdessen brauchen Freelancer flexible Systeme, die sich schnell anpassen lassen und nicht in starre Projektpläne zwingen.
Was ist tag-basiertes Projektmanagement für Freelancer?
Tag-basiertes Projektmanagement verzichtet auf klassische Projekt-Silos. Stattdessen werden alle To-Dos zentral erfasst (z.B. in einer Tagesnotiz) und mit Tags verschiedenen Projekten zugeordnet. Ein To-Do kann mehrere Tags haben und ist damit dynamisch mehreren Projekten gleichzeitig zugeordnet. Das spart Zeit beim Nachdenken “Wo sortiere ich das ein?” und macht Überschneidungen zwischen Projekten sichtbar.
Wie können sich To-Dos von selbst melden?
Durch zeitbasierte Marker werden To-Dos mit Fälligkeitsdaten versehen. Das System zeigt dann nur die To-Dos an, die aktuell relevant sind – nicht das, was erst in zwei Monaten dran ist. So bleibt die To-Do-Liste kurz und übersichtlich. To-Dos “melden sich” automatisch, wenn ihre Zeit gekommen ist, ohne dass man aktiv danach suchen muss.
Was ist die “rote Ampel” im Projektmanagement für Freelancer?
Die rote Ampel ist eine Abfrage, die prüft, ob alle laufenden Projekte (Status: Ongoing) mindestens ein offenes To-Do haben. Wenn ja, zeigt die Ampel Grün – alles läuft. Wenn nein, springt sie auf Rot – ein Projekt läuft leer und braucht Aufmerksamkeit. So erkennt man mit einem Blick, ob alle Projekte aktiv sind oder ob etwas vergessen wurde.
Welches Tool eignet sich am besten für Projektmanagement als Freelancer?
Das beste Tool ist eines, das flexibel, schnell und ohne viel Overhead funktioniert. Persönliche Wikis wie Obsidian eignen sich hervorragend, da sie tag-basiertes Arbeiten, Verknüpfungen und individuelle Abfragen ermöglichen. Wichtiger als das Tool selbst ist das System: Keine Silos, dynamische Zuordnung über Tags, zeitbasierte Fälligkeiten und automatische Übersichts-Abfragen.
