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Digitalisierung hin oder her – es gehört mehr dazu, als an alte Arbeitsweisen Highspeed-Internet anzuschließen und zu hoffen, dass sich der Rest von allein regelt. Es gibt Tücken, auf die kaum jemand in einem Unternehmen vorbereitet ist, dafür ist die Bandbreite der Möglichkeiten einfach zu groß. Eine solche Möglichkeit ist mir im letzten Monat über den Weg gelaufen.

Ein Konzern mit ungefähr 20.000 Mitarbeitern führte die neuen Office-Programme ein. Word, Excel, PowerPoint – kennt jeder und wer mit einer alten Version umgehen konnte, findet sich auch in der neuen schnell wieder zurecht. Neu war aber der Messenger ‚Skype for Business‘, denn ein solches Programm hatte bisher im Unternehmen noch niemand genutzt.

Darf ich vorstellen: ‚Skype for Business‘

Auch wenn die meisten von Ihnen ‚Skype for Business‘ schon kennen, vielleicht auch unter dem früheren Namen ‚Lync‘, umschreibe ich es kurz: Es handelt sich um ein Unified Communication Tool, das verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten bereitstellt, nämlich Real-Time-Messaging, also einen Chat in Echtzeit, VoIP-Telefonie und (Video-)Konferenzen. In Unternehmen ist die Chatfunktion meist auf Teilnehmer innerhalb des Unternehmens begrenzt, Telefonie und Konferenzen sind auch mit externen Teilnehmern möglich.

Neben einigen kleineren, netten Features wie die Möglichkeit, einen Profilspruch zu hinterlegen oder auch Dateien zu versenden, ist der Status ein zentrales Element von ‚Skype for Business‘. Mit Hilfe eines farbigen Balkens oder Punktes können Kollegen innerhalb des Unternehmens erkennen, ob jemand online und verfügbar (grün), seit einer ebenfalls angegebenen Zeit abwesend (gelb) oder in einem Meeting ist (rot). Dabei orientiert sich das Programm an den Eingaben durch Tastatur oder Maus, am Outlookkalender und an der aktuellen Nutzung, also beispielsweise an der Teilnahme an einer Videokonferenz. Ist im Kalender eines Kollegen ein Termin eingetragen oder nimmt er aktuell an einer Videokonferenz teil, springt der Status automatisch auf Rot, arbeitet er an irgendeinem Dokument oder macht sonstige Eingaben am Rechner, ist der Status grün und arbeitet er gerade nicht am PC, wechselt er mit der Standardeinstellung nach fünf Minuten zu gelb, dabei wird zusätzlich die Dauer der Abwesenheit angezeigt.

Wo steckt der denn schon wieder?

Der Personalleiter des Unternehmens erklärte mir in einem Gespräch, wohin es geführt hatte, ‚Skype for Business‘ mit allen Möglichkeiten durch die Statusanzeige einzuführen, ohne genau an die Konsequenzen gedacht zu haben.

Anfangs sah alles ganz gut aus. Die Office-Programme sind so gut miteinander vernetzt, dass die Mitarbeiter in wirklich jeder Situation miteinander schreiben oder sprechen können. Wenn also jemand eine interessante PowerPoint-Präsentation auf dem gemeinsamen Speicherplatz findet, sieht er nach, wer der Autor der Präsentation ist und kann diesen direkt aus dem Programm kontaktieren, um Rückfragen zu stellen. Sogar Videokonferenzen lassen sich jetzt von jedem mit einem Klick erstellen, niemand muss sich mehr mühsam in einem Webinterface anmelden und sich eine Konferenz generieren zu lassen, falls er denn die Rechte dazu hat.

Plötzlich hatten Führungskräfte und Mitarbeiter einen vermeintlichen Überblick darüber, wie oft und wie lange ein Mitarbeiter nicht aktiv an seinem Computer arbeitete. Und sie begannen, oft sogar unabsichtlich, diese Zeiten als Pausen zu tracken, obwohl er natürlich einfach Notizen auf Papier erfassen oder ein Telefonat mit einem klassischen Telefon führen konnte, also nicht zwingend faul herumsaß.

Das nahm schnell groteske Ausmaße an: Führungskräfte betraten die Büros ihrer Mitarbeiter in einer Handbewegung mit dem Anklopfen, um sie beim Müßiggang zu erwischen. Mitarbeiter führten Listen, wie lange Führungskräfte in Meetings saßen. Und alle notierten wenigstens innerlich, wenn ein Kollege mal wieder lang in der Pause war.

Das wurde nicht besser, als der Erste eine weitere Funktion entdeckte: Eine Popup-Nachricht, die dann erschien, wenn der sich der Status eines Kollegen veränderte. Wenn also morgens die Mitarbeiter ihre Rechner hochführen und sich ihr Status von ‚offline‘ zu ‚verfügbar‘ änderte, konnte die Führungskraft das direkt am Bildschirm verfolgen.

Natürlich krachte es schnell an allen Ecken und Enden. Beinahe jeder fühlte sich beobachtet, beobachtete selbst und alle überdachten, wie sie die analoge Arbeit verringern konnten. Manch gewitzter Kollege, so behaupten böse Zungen, soll wohl auch alle paar Minuten einfach die Maus geschubst haben, damit sein Status weiterhin auf grün stehen blieb. Das Vertrauen zwischen Führungskräften, Mitarbeitern und Kollegen untereinander war mit einem Schlag dahin. Keiner wusste, wie stark sein Gegenüber darauf achtete, wie lange er als ‚abwesend‘ angezeigt wurde.

Wie kommt man da wieder raus?

In so großen Unternehmen mahlen die Mühlen oft leider zu langsam. Bei meinem Kunden wurde ‚Skype for Business‘ mit der Statusanzeige in der Standardvariante viel zu lange ohne irgendwelche begleitenden Maßnahmen betrieben. Erst dauerte es einige Wochen, bis das Problem in der Führungsetage überhaupt wahrgenommen wurde. Dann dauerte es zweieinhalb Monate bis eine Lösung ausgearbeitet wurde. Darauf folgten noch einmal eineinhalb Monate für die technische Umsetzung.
Hätte mein Kunde mich früher um Unterstützung gebeten, hätten wir auf das Vertrauen und den starken Zusammenhalt hingearbeitet, die früher zumindest größer waren. Doch zu dieser Zeit war es schon nur noch möglich, die Zeitanzeige zum Status einfach abzuschalten. Jede Kommunikation wäre zu spät gekommen und hätte den angerichteten Vertrauensschaden wohl kaum behoben.

Was heißt das für Sie?

Ich kann nur immer wieder betonen, dass Unternehmen sich mit den Veränderungen befassen müssen, die sie durchmachen. Und sei es etwas noch so Unscheinbares, wie ein kleiner, grüner Punkt neben einem Namen.

Viele Unternehmen begegnen der Digitalisierung mit dem Credo „Wasch mich, aber mach mich nicht nass.“ Natürlich wollen wir digital sein (was auch immer das bedeutet), und natürlich wollen wir ‚New Work‘ leben (was auch immer dies bedeutet), und die Hauptsache ist, wir sind schon einmal dabei – das scheint der gängige Gedanke zu sein.

Darum bitte ich Sie: Bitte, haben Sie immer ein Auge bei dem, was die Veränderung gerade mit sich bringt. Nicht nur mit dem Blick in die Zukunft von Horizonten schwärmen, die es in der Zukunft zu überschreiten gilt, sondern auch auf das Heute achten, um notfalls eingreifen zu können.
Tauschen Sie sich mit anderen Unternehmern aus, die diese Veränderung schon mitgemacht haben. Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen, besonders dann nicht, wenn Ihre Ansprechpartner aus unterschiedlichen Branchen kommen. Irgendwann werden Sie vielleicht einem anderen Unternehmer wertvolle Tipps geben können.

Das erfordert Mut. Denn von einer bunten Zukunft träumen können Viele, darauf zugehen können noch Einige, aber sich den Hindernissen auf dem Weg stellen, das können nur Wenige.