Wussten Sie, dass heute ein ganz besonderer Tag ist? Heute ist der Tag des Notizbuchs. Unglaublich, oder? Für alles und jeden gibt es mittlerweile einen eigenen Tag. Sogar für so einen simplen Gegenstand wie ein Notizbuch. Aber so simpel wie es scheint ist es gar nicht.

Ich liebe mein OneNote

Der Eine oder Andere hat es schon mitgekriegt: ich bin ein Digitalisierung-Fan. Die Möglichkeiten, die jeder Einzelne damit bekommt, sind einfach unglaublich. Und die Möglichkeiten, die sich damit für die Teamarbeit auftun, sind unglaublich weit.

Eine dieser Möglichkeiten ist ein digitales Notizbuch. Mein Team und ich nutzen die Version von Microsoft, OneNote. Es gibt aber auch Evernote und mit Sicherheit einige andere. In diesem Beitrag erzähle ich Ihnen ein bisschen davon, wie wir OneNote nutzen.

Wir, das sind mein Team und ich. Wir arbeiten in Aschaffenburg, Neu-Isenburg und Kualar Lumpur. Das klingt verrückt, ich weiß – eine Texterin, mit der ich regelmäßig arbeite, macht gerade eine große Weltreise und arbeitet dort, wo sie gerade ihren Laptop aufklappt.

Und ich erzähle Ihnen auch davon, wie es einige unserer Kunden nutzen, die gerade in einem IT-Projekt stecken und möglicherweise sogar gerade eine neue Office-Version einführen.

Ja, das habe ich mal aufgemacht…

Bisher habe ich noch nie von jemandem gehört, dass er OneNote geöffnet und sich gleich verliebt hat. Die erste Reaktion ist meist eine hochgezogene Augenbraue, der erste Gedanke „oh mein Gott“. Wie soll es auch anders sein, wenn das Menü so vertraut und doch anders aussieht und die vorbereitete Beispielseite eher zur Verwirrung beiträgt als zur Vereinfachung. Also sieht man sich ein wenig um, klickt zwei, drei Menüpunkte an und… schließt OneNote wieder.

Erst dann, wenn der Schmerz durch über die Welt verteilte Teams, liegengelassene Papierbücher und nicht mehr auffindbare Notizen zu groß ist, bahnt das Programm sich wieder einen Weg aus dem Langzeitgedächtnis. Wissen Sie, wie oft ich wie wild in vollgeschriebenen Notizbüchern geblättert und mir die Tastenkombination Strg+F schmerzlich gewünscht habe? Oder wie oft Kollegen und ich mit den gleichen Firmennotizbüchern wieder an unsere Schreibtische kamen und merkten, dass das wohl die Notizen des Anderen waren? Geht es Ihnen auch so?

So schwer ist das gar nicht

Kennen Sie den? Um Rekursion zu verstehen, muss man zuerst Rekursion verstehen. Augen verdrehen, müde lachen, fertig. Aber so ist es mit OneNote: Um OneNote zu nutzen, muss man OneNote nutzen. Heißt also: alle Theorie hilft Ihnen nicht, Sie müssen damit herumspielen. Es gibt unzählige Videos im Web, in denen die ersten Schritte mit OneNote erklärt werden. Für einen guten Start reichen aber auch diese vier Punkte:

1. In OneNote gibt es ein oder mehrere Notizbücher (linke Seitenleiste).
2. In jedem Notizbuch gibt es ein oder mehrere Tabs wie Trennlaschen in einem Ordner (über dem Notizfeld).
3. In jedem Tab gibt es eine oder mehrere Seiten (rechte Seitenleiste).
4. In der Mitte ist das Notizfeld.

Ja, so einfach ist das. Alles andere kann später kommen.

Wie wir mit OneNote arbeiten

Wir haben eine Reihe von Notizbüchern angelegt. Jeder hat ein eigenes Notizbuch, es gibt eines, in das alle sehen dürfen, in andere nur diejenigen, die an einem bestimmten Thema arbeiten, beispielsweise der Buchhaltung. Alle liegen in der Cloud und damit kann jeder, der Zugriff auf ein Notizbuch hat, die Änderungen darin in Echtzeit sehen.

Ein einfacher Prozess sieht so aus:

Ich schreibe eine Notiz dazu, dass ein Text auf der Website aktualisiert werden soll, generiere daraus eine Outlook-Aufgabe und weise sie direkt der Texterin zu. Sie bekommt eine automatische Mail mit der Info über die neue Aufgabe und die Aufgabe erscheint auch in ihrer ToDo-Liste. Die Texterin schreibt ihre Rückfragen direkt in das OneNote, zu dieser Zeit schlafe ich schon tief und fest. Am nächsten Morgen sehe ich die Fragen und ergänze die Antworten. Damit kann sie später direkt anfangen zu texten. Den Entwurf schreibt sie in das Notizbuch, auf der anderen Seite ergänze ich oder gebe Feedback. Schließlich ist der Text fertig für die Veröffentlichung, ohne dass eine von uns jemals eine Email dazu schreiben musste oder irgendwo verschiedene Versionen einer Textdatei rumschwirren. Der komplette Prozess mit allen Ergebnissen ist sortiert und sofort wieder nachvollziehbar. OneNote arbeitet wunderbar mit den anderen Office-Programmen zusammen und lässt diese und viele andere Verknüpfungen zu.

Ganz ähnlich machen es unsere Kunden. Sie teilen Notizbücher mit Teams, die über die ganze Welt verstreut sind. Wer Fragen zum nächsten Teammeeting hat, aber schon weiß, dass er nicht teilnehmen kann, schreibt sie vorab in das Notizbuch. Wer Informationen hat, die für alle relevant sind, für die es aber kein gesondertes Dokument braucht, legt sie dort ab. Und wer eine Veranstaltung vorbereitet, legt dort Dokumente ab, dokumentiert den Prozess und tauscht sich mit Kollegen und externen Lieferanten aus.

Linksammlung, Glossar, Bibliothek, Protokolle, Flurplan… die Möglichkeiten sind schier unendlich.

Ich habe Ihnen meine ‚Top 7 der OneNote-Funktionen‘ zusammengestellt. Das sind Einstellungen, Kniffe und Arbeitshilfen, ohne die ich nicht mehr arbeiten möchte, die mir das Leben einfach leichter machen. Die können Sie für sich so anpassen, wie es Ihnen am besten passt, Sie können sie aber auch einfach übernehmen.

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